华侨大学研究生院文件
研究〔2021〕1号
关于做好2021年超过最长学习年限研究生学业预警工作的通知
各研究生培养单位：
根据《华侨大学研究生学籍管理规定》（华大研〔2017〕42号）的有关规定，为提醒在校学习时间即将超过最长学习年限的研究生了解相关政策，督促其及时完成学业，切实做好超期预警工作，现将有关事宜通知如下：
一、预警对象
至2021年6月，在校学习时间超过规定的最长学习年限（博士研究生7年，硕士研究生5年）的全日制境内研究生，即2014级博士研究生和2016级硕士研究生。
二、工作要求
各培养单位应准确掌握本单位即将超过最长学习年限研究生人员情况，及时与研究生本人取得联系，了解其学业，尤其是学位论文进展情况，提醒其加快进度，务必于2021年6月前完成学业，并告知其相关权利与义务。同时，应要求指导教师加强对此部分研究生的管理与指导工作，深入了解研究生的实际学习研究情况，帮助和督促其按期完成学业。
三、工作流程
此次学业预警工作将采取线上方式进行（路径：登录系统→学籍管理→学业预警→预警管理），操作流程如下：
1.核查名单及相关信息。在“预警管理”模块，培养办已预先生成即将超过最长学习年限研究生名单并发布，请各单位认真核对，名单有错漏的及时在系统上修正。待确认所有名单无误后，点击名单右侧操作栏的“编辑”按钮，进一步核对学生的具体信息（基本信息、学业信息、联系信息）。由于新旧系统数据迁移，可能导致基础数据、学位论文环节数据出错，请各单位结合系统数据及线下存档材料进行核对，信息有误的应在系统中进行修正。
2.编辑信息发布模板。“预警管理—设置模板”模块包含邮件模板、短信模板和公告模板三种类型，是为各单位向研究生及其导师发布信息而设置的，请各单位根据需要自行编辑。
3.联系师生。各单位信息模板编辑完成后，可点击名单右侧操作栏的“发送邮件、短信消息”按钮，将设置好的模板信息发送至研究生及其导师的手机或邮箱中。
4.发布警示书。每名研究生的“警示书编号”是按照学院、专业、学生类别进行分类排序，由系统自动生成。请各单位下载《警示书》，核对内容，签字盖章，交受警示的研究生本人或受托人签收。若研究生未到校或未委托他人代签的，研究生秘书应将《警示书》扫描发邮件给受警示研究生，要求研究生回信确认收悉，并将往来邮件打印备存。
5.材料报送。各单位应于2021年1月13日前完成核查、通知工作，并从系统导出《华侨大学研究生警示书签发汇总表》《研究生学业预警工作情况反馈表》，于1月14日前将纸质版（加盖公章）送交培养办，电子版发至邮箱：pyb@hqu.edu.cn。
四、注意事项
1.所有警示书均要求学生签字确认，警示书正本由研究生本人或受托人签收，存根由培养单位留存。
2.如果学生经多方联系不上或拒绝签字，培养单位可将名单及政策公示一周，以示送达。为避免以后不必要的纠纷，请各单位务必重视警示书的签发工作，并留好已发放或已联系的证据。
3.学校将会每年定期对超过最长学习年限研究生进行常规清退工作，请各培养单位、导师做好学业预警工作，督促延期毕业的研究生尽快完成学业。
五、联系方式
泉州校区：黄老师，0595-22693685
厦门校区：李老师，0592-6161271
附件：研究生学业预警操作流程
研 究 生 院
2021年1月4日
